Office Manager / Team Assistant (w/m/d) in Vollzeit oder Teilzeit


Zeitpunkt der Veröffentlichung: 15.11.2019

Standort: Karlsruhe

Berufsfeld: Administration

Berufserfahrung: Professional

Teaser: exgenio steht für digitale Weiterentwicklung, die dich wirklich weiterbringt. Werde Teil unserer Mission und unseres Teams – du kannst es!

 

 
gute Deutschkenntnisse Office-Management gute Englischkenntnisse Kundenbetreuung Priorisierung von Tasks sehr gute Microsoft Office Kenntnisse Organisationstalent Qualitätsmanagement

DEINE AUFGABEN

  • Strukturierung und Organisation des kompletten Office Managements
    • Verantwortung für ein funktionsfähiges und repräsentatives Office
    • Empfang von Kunden und Gästen sowie Organisation/Verwaltung der Besprechungsräume
    • Ansprechpartner an der Telefonzentrale
    • Bearbeitung des Posteingangs- und -ausgangs
    • Terminkoordination für Meetings, Reisen, Geschäftstermine etc.
    • Durchführung der Reisebuchungen
    • Planung, Organisation und Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen inkl. Protokollierung, Catering und Nachbereitung
    • Koordination des Reinigungsservices, der Versorger & Co.
    • Erledigung von Einkäufen und Bestellungen
  • Vorbereitende Buchhaltung inkl. Kassenführung in DATEV
    • Erledigung von Überweisungen
    • Überwachung des Zahlungseingangs
    • Durchführung von Kontoauswertungen
    • Aufarbeitung der OPOS-Listen
  • Zuarbeit in vielen anderen Bereichen, insbesondere Vertrieb und Programm-Management
  • Durchführung von internen Projekten
  • Recherche von Daten und deren Auswertungen als Entscheidungsvorlage


DEIN ARBEITSUMFELD

  • Wir sitzen inmitten des spannenden Kreativ- und Kulturparks „Alter Schlachthof Karlsruhe“ und genießen jeden Tag die tolle Atmosphäre
  • Jeder im Team übernimmt Verantwortung für seine Projekte und nimmt großen Einfluss auf die Entwicklung unseres Unternehmens
  • Viele Dinge sind bei uns im Entstehen. Dadurch ergeben sich viele Chancen auf Mitgestaltung - durch kurze Wege können Ideen sehr schnell umgesetzt werden
  • Weiterbildung ist für uns eine Selbstverständlichkeit - wir wissen als Schulungs- und Beratungsfirma, dass kontinuierliches Lernen die Basis für die persönliche Entwicklung ist
  • Spaß bei der Arbeit ist für uns genauso wichtig wie erfolgreich zu sein - wir erzielen Ergebnisse und feiern diese dann gebührend
  • Ein Team mit offenen, freundlichen und kompetenten Kollegen
  • Ein moderner Arbeitsplatz mit Kaffee- und Getränke-Flatrate
  • Flexible Arbeitszeiten in Form von Teil- oder Gleitzeit sind bei uns selbstverständlich


DEIN PROFIL

  • Vorneweg: Du bist in der digitalen Welt zu Hause und lebst hier gerne
  • Du bringst die kaufmännischen Basics mit:
    • Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
    • Idealerweise hast du schon Berufserfahrung im Bereich Office Management gesammelt
    • Du bist fit in allen gängigen Office-Anwendungen und arbeitest dich zügig in neue Systeme und Tools ein
    • Du sprichst und schreibst Deutsch absolut stilsicher sowie Englisch sicher
  • Dein Koffer aus Soft Skills & Haltung ist gut gepackt:
    • Du bist ein zuverlässiges Organisationstalent mit einem hervorragendem Zeitmanagement
    • Du gehst Problemstellungen eigenständig, strukturiert und mit kühlem Kopf an
    • Du priorisierst deine Aufgaben auch in einem schnelllebigen Umfeld richtig
    • Du trittst positiv und professionell auf und glänzt als guter Gastgeber mit ausgeprägter Kundenorientierung
    • Du hast einen wachen Blick für Details und den Anspruch, deine Arbeit stets mit höchster Präzision zu erledigen
    • Du bist wissbegierig und kannst durch deine hohe Auffassungsgabe neu Erlerntes schnell in die Praxis umsetzen
    • Du bist aufgeschlossen, kommunikativ und gelegentlich auch unerschütterlich


Wir suchen Menschen, die unser Team gut ergänzen und ihre vielfältigen Stärken, Erfahrungen und Begabungen einbringen möchten. Besonderen Wert legen wir dabei auf:

  • Eigeninitiative
  • Offene und ehrliche Kommunikation
  • Einen respektvollen Umgang miteinander
  • Den Mut, unangenehme Fragen zu stellen
  • Neugier und Spaß am Ausprobieren
  • Keine Angst vor Neuem


SO GEHT ES WEITER

  • Nach Eingang deiner Bewerbung inkl. deiner Vorstellungen über Arbeitszeit und Gehalt per E-Mail schauen wir diese so schnell wie möglich an.
  • Danach folgt ein erstes Treffen oder ein kurzer Video-Call, bei dem wir uns kennenlernen können.
  • Zum Abschluss gibt es einen Probearbeitstag mit der Gelegenheit für persönliche Gespräche mit deinen zukünftigen Kollegen.


KONTAKT

Nicole Werner

jobs@exgenio.com

exgenio GmbH & Co. KG

Alter Schlachthof 23c

76131 Karlsruhe

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