Antragsassistenten ermöglichen Erstellung von Formularen

Mitglieder 02.07.2018 Form-Solutions e.K.

Auch im Zeitalter der Digitalisierung sind nicht alle Bevölkerungsschichten mit der digitalen Datenverarbeitung vertraut. Dadurch müssen Formulare auch heute noch im Papierformat, zum handschriftlichen Ausfüllen angeboten werden. Eine neue Funktion im Antragsmanagementsystem von Form-Solutions ermöglicht die einfache Erstellung von individuellen PDF-Druckvorlagen direkt aus dem Bestand der intelligenten Antragsassistenten.

Modern aufgestellte Kommunen und Verwaltungen in Deutschland arbeiten kontinuierlich daran, ihre behördlichen Abläufe und Prozesse zu optimieren und medienbruchfrei anzubieten. Durch die intelligenten Antragsassistenten und die Fomularservertechnologie von Form-Solutions sind viele diesem Ziel schon ein erhebliches Stück nähergekommen. Allerdings sind nicht alle Bürgerinnen und Bürger, besonders die älteren Generationen, mit dem Thema Web 2.0 oder allgemein dem Internet vertraut. Manche geben ihre persönlichen Daten ungern dort preis und regeln Ihre behördlichen Angelegenheiten deswegen lieber auf dem herkömmlichen, schriftlichen Weg. Dadurch entfiel in diesen Fällen, der durch die intelligenten Antragassistenten geschaffene Vorteil der einmaligen Assistentengenerierung und medienbruchfreien Weiterverarbeitung der Daten. Die Papierformulare mussten weiterhin auf klassische Art und Weise erstellt und dargeboten werden. Um den Doppelaufwand in der Formularerstellung zukünftig zu vermeiden, gibt es nun die Möglichkeit direkt aus den Antragsassistenten PDF-Druckvorlagen zu generieren.

Die neue automatische Druckaufbereitung rendert bestehende intelligente Assistenten als Druckvorlage aus. Diese können dann beispielsweise über die Hausdruckerei ausgedruckt und anschließend von den Bürgerinnen und Bürgern herkömmlich mit der Hand ausgefüllt werden.

Unabhängig von der Art des Verwaltungsprozesses können alle selbst erstellten Assistenten - sowohl die existierenden als auch die neu erstellten - als PDF-Druckvorlage zur Verfügung gestellt werden. Zum Erstellen des PDFs sind dabei nur wenige Klicks erforderlich. Nach der Auswahl des gewünschten Assistenten kann selektiert werden, ob auf der Druckvorlage zusätzlich ein Unterschriftenfeld, ein vorbefülltes Versandfenster und die Layoutelemente der Kommune angezeigt werden sollen.

Wesentlicher Vorteil für die Kommunen ist, dass somit die Doppelbelastung beim Erstellen von Papierformularen einerseits und Antragsassistenten andererseits entfällt.

Selbstverständlich führt die Einführung der PDF-Druckvorlagen zu keinen Einschränkungen zu den Schnittstellen des bisherigen Funktionsumfangs. Weiterhin können die über 1.200 intelligenten Antragsassistenten auf der Webseite der Kommune oder auf Selbstbedienungsterminals in der Behörde zur Verfügung gestellt werden. Damit steht einer medienbruchfreien Verarbeitung von Anträgen, von der Authentifizierung über die Bezahlung bis zur Einreichung, nach wie vor alle Wege offen.