Umsetzung des Süwag-Intranets auf TYPO3-Basis

Mitglieder 03.04.2017 werkraum GmbH

Im Herbst 2014 fing alles an: mit unserem geschätzter Partner evival gewannen wir den Pitch und holten den Auftrag nach Haus, das Intranet der Süwag AG zu revolutionieren. evival war für das Konzept und die Gestaltung verantwortlich, wir die werkraum GmbH realisierten die Umsetzung in TYPO3.


Der Auftrag war von Anfang an eine spannende Herausforderung. Viele interessante Features waren für das Intranet der nicht gerade kleinen Belegschaft der Süwag AG geplant; es sollte sich zur zentralen Plattform der Firma entwickeln, über die die Mitarbeiter miteinander interagieren und sich jede denkbar relevante Art von Information ihre Arbeit betreffen besorgen können.

Hinter den Kulissen arbeitet die Seite, die auch auf mobilen Geräten einwandfrei eingesetzt werden kann, mit einem intelligenten Cache, der feinste Granulierung der zu cachenden Inhalte in TYPO3 erlaubt. In Verbindung mit PHP7 wird dadurch auch zu Stoßzeiten bei immerhin ca. 2200 Mitarbeitern eine konstant hohe Verfügbarkeit bei hervorragender Performance stets gewährleistet.

Zusätzlich wirkt sich positiv auf die Performance der Seiten die Verwendung eines separaten Solr-Suchservers aus. Dieser ist aber bei weitem nicht nur für die Beantwortung von Suchanfragen zuständig, sondern kommt auch in anderen Bereichen zum Einsatz. Doch dazu später an geeigneter Stelle mehr.

Da das Intranet an sich zwar neu umgesetzt wurde, es aber bereits Inhalte aus dem Vorgänger gab, kam der Gedanke auf, die Inhalte nicht mühselig vom alten System in das neue zu kopieren, sondern stattdessen einen

Importer für Inhalte aus dem alten CMS "Ionas3"

zu schreiben. In einem Export aus dem alten System wurde die Seitenstruktur in Form von Ordnern abgelegt, welche wiederum sämtliche verlinkten Dateien sowie jeweils eine RDF-Datei im XML-Format enthielt. Daraus konnten wir in TYPO3 einen kompletten Seitenbaum mit sämtlichen Inhaltselementen sowie gültigen Verweisen erzeugen. Die Dateien wurden automatisiert über die API in der Datenbanktabelle "sys_file" abgelegt, welche in TYPO3 die Dateidatensätze beherbergt. Durch eine Referenz zum entsprechenden Inhaltselement konnten die Dateien über den TYPO3-eigenen File Abstraction Layer (FAL) schlussendlich nutzbar gemacht werden.

Eine besondere Herausforderung boten an dieser Stelle sowohl der Zeichensatz als auch eine merkwürdige Eigenheit des Betriebssystems: die gesamte Pfadlänge bis zu einer Datei wurde vom Windows-Explorer aus nicht näher nachvollziehbaren Gründen eingeschränkt.

Startseite mit Kacheln

Die Startseite begrüßt ihre Besucher mit einer gekachelten Übersicht verschiedener Inhalte. So werden hier Informationen zu Wetter und eventuellen Staus in relevanten Regionen in Abhängigkeit hinterlegter Postleitzahlen sowie Kurzinformationen aus dem Bereich "News" und vom Benutzer in seinem Profil hinterlegte Favoriten angezeigt. Favoriten können auch auf Seitenbasis angelegt und verwaltet werden.

Für die Kachelübersicht kam eine für das TYPO3-CMS entwickelte Extbase-Erweiterung zum Einsatz.

Telefonbuch

Für 2200 Mitarbeiter ist ein brauchbares Telefonbuch, das zuverlässig und schnell die gesuchten Informationen ausgibt, unverzichtbar. Da bedingt durch festgelegte Arbeitszeiten durchaus Stoßzeiten auftreten, zu denen der Server besonders viele Anfragen beantworten muss, musste hier eine besonders performante Lösung her.

Nach reiflicher Überlegung wurde entschieden, für das Telefonbuch den Solr-Server einzusetzen. Dieser wurde schon für das Beantworten der inhaltsbezogenen Suchanfragen integriert, weshalb eine Verwendung auch für das Telefonbuch nicht nur aus Kostengründen besonders sinnvoll erschien: der Benutzer sendet eine Suchanfrage über die in das Telefonbuch integrierten Formulare - zum Beispiel nach Name, Vorname, Telefonnummer, Standort usw. - mittels AJAX-Request an den Solr-Server und dieser liefert die Ergebnismenge zurück, welche mit kaum spürbarer Verzögerung im Frontend ausgegeben werden.

Zusätzlich erlaubt das Telefonbuch in separaten Plugins sowohl die Ausgabe von Raumdaten mit Informationen zu Gebäude, verantwortlicher Person sowie Kontaktinformationen zum Beispiel für eventuelle Reservierungen als auch die Anzeige von speziellen Hotlines, die als separate Datensätze gepflegt und über den Solr-Index verwaltet werden können.

Interaktive Organigramme

Eine speziell für diesen Zweck programmierte TYPO3-Erweiterung erlaubt über ein Modul im Backend die Erstellung von Organigrammen mit den Benutzern des Intranets. Über zusätzliche Felder können für eine Position im Organigramm so zum Beispiel der Name der Position oder die Zuständigkeit abgebildet werden.

Die Erstellung der Organigramme findet im Backend statt und besticht durch ihr Frontend-Look and Feel: der Prozess erfüllt die Kriterien, die uns für eine hochwertige User Experience unabdingbar sind und geht angenehm und intuitiv vonstatten.

Für das Bearbeiten und Speichern der Datensätze wird die TYPO3-API verwendet.

Für die Ausgabe im Frontend kommt ein Plugin zum Einsatz, welches auf einer Seite eingebunden werden kann und die Ausgabe des Organigramms mit seinen auf- und zuklappbaren Elementen übernimmt. Desweiteren gibt es oberhalb des Organigramms ein Suchfeld, welches das Durchsuchen des gesamten Organigramms auf Freitext ermöglicht.

Fotowettbewerb

Auch der Spaßfaktor bei der Benutzung des Intranets durch die Mitarbeiter hatte einen hohen Stellenwert. So kam nach einer Weile die Idee eines Fotowettbewerbs auf: Mitarbeiter sollten selbstgemachte Fotos, zum Beispiel zu definierten Themen, einreichen können. Die Mitarbeiter bestimmen den Gewinner durch Bewertung der eingereichten Fotos selbst.

Stimmungsbarometer

Das Stimmungsbarometer erlaubt den Mitarbeitern das Erstellen von Umfragen, welche sie auch bearbeiten und bewerten können. Auch hier kam eine Eigenentwicklung in Form einer TYPO3-Extension zum Einsatz. Die Extension besteht aus einem Backendmodul zur Erstellung einer Stimmungsumfrage sowie zwei Frontend-Plugins. Das erstePlugin gibt eine Kachel auf der Startseite aus, wo direkt an der Umfrage teilgenommen werden kann; das zweite Plugin ist für die Auswerung der Umfrage bzw. der Analyse der aktuellen Stimmung zuständig.

Dokumentenmanagement

Für die bei der täglichen Arbeit anfallenden Dokumente galt es, eine Oberfläche zu programmieren, welche deren Verwaltung direkt im System ermöglicht. So wurde ein Importer geschrieben, welcher die Dokumente aus einer externen Dokumentenverwaltung (BIC) direkt in das TYPO3-System importiert. Auch an dieser Stelle konnte wieder von der bereits bestehenden Solr-Suchserver-Integration profitiert werden: dank seiner Vielschichtigkeit ist eine Volltextsuche innerhalb der Dokumente problemlos möglich, sodass den Mitarbeitern eine nahtlose Integration in die TYPO3-Umgebung geboten werden kann.

Newsletterarchiv

Als zusätzliche Erweiterung zum DirectMail-Newsletter wurde ein ansprechendes Archiv gewünscht. Für diesen Zweck wurde eine kleine Archivextension programmiert, welche den DirectMail-Ordner im TYPO3-Backend nach existierenden Newslettern durchsucht. Diese werden dann über ein Plugin für die Ausgabe im Frontend aufbereitet und benutzerfreundlich mit einem Slider für die Jahre navigierbar ausgegeben.

Weitere Features und Funktionen

  • ein Veranstaltungskalender, der das Verwalten und Ausgeben von Terminen erlaubt
  • ein Forum für die Interaktion der Mitarbeiter untereinander
  • eine Kommentar-/Feedbackfunktion
  • Verwaltungstool für die Aktualität von Inhalten: Seiten und Inhalte, die schon länger keine Aktualisierung mehr erfahren haben werden angezeigt und können bearbeitet werden
  • Maintenance-Modus: 400er- und 500er-Fehler werden auf statische TYPO3-Seiten weitergeleitet, sodass auch die Fehlerseiten in das gestalterische Gesamtkonzept der Seite integriert sind. Zusätzlich gibt es einen Modus, der den Benutzer in ansprechender Optik über Wartungsarbeiten an der Website informiert.


Abschließend kann man klar sagen, dass bei einem cleveren Cache-Management TYPO3 auch für über 2000 Mitarbeiter ausreichend gut skaliert. Das Projekt läuft seither hervorragend und wird stetig erweitert.


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