Vollautomatisierte und rechtssichere E-Mail Archivierung

WebWide Internet Communication GmbH 10.12.2012

E Mail Kommunikation ist in vielen Unternehmen zum komplexen Werkzeug geworden. Der elektronische Schriftverkehr ist heute meist umfangreicher als die schriftliche Kommunikation. Elektronische Nachrichten haben längt den Brief ersetzt.

Die Email hat in den vergangenen Jahren viel von ihrer Unverbindlichkeit verloren. Im rechtlichen Sinne sind Emails Geschäftsbriefe, über die Verträge geschlossen oder wieder gelöst werden können. Rechnungen werden per Email verschickt, Bestellungen ausgelöst und Versicherungen abgeschlossen.

Im Gegensatz zum klassischen Geschäftsbrief kann eine E-Mail aber nicht gelocht und einfach in einen Ordner geheftet werden. Für die Archivierung wurden strenge gesetzliche Vorgaben geschaffen. Elektronische Daten müssen sicher aufbewahrt werden. Es reicht nicht aus, sie im Outlook einfach nicht zu löschen, denn hier können sie von Viren befallen oder ausversehen gelöscht werden. Des Weiteren müssen die elektronischen Daten so gespeichert werden, dass sie nicht manipuliert werden können. Der Zugriff auf das Original muss jederzeit gegeben sein und auch eine maschinelle Auswertbarkeit sollte sichergestellt werden können. Im juristischen Sinne gibt es bei der Archivierung von Mails also einiges zu bedenken.

Die Webwide GmbH bietet für Unternehmen eine professionelle Archivierungslösung an. Ein- und ausgehende Mails können automatisch gesichert und nach den rechtlichen Vorgaben gespeichert werden. Diese Schritte manuell durchzuführen, ist daher in kaum einem Unternehmen möglich. Daneben besteht die Gefahr hoher Strafen, wenn die rechtlichen Vorgaben bei der Archivierung nicht eingehalten wurden.

Die Webwide GmbH archiviert unternehmerische E-Mails entsprechend der geltenden rechtlichen Bestimmungen. Digitale Kommunikationsmittel wie Newsletter sowie deren Dateianhänge werden für den vorgeschriebenen Zeitraum rechtssicher archiviert. Die Daten werden verschlüsselt aufbewahrt. Unternehmen haben dennoch jederzeit Zugang zu den Daten; bereits archivierte Mails können mit einem Klick erneut eingesehen oder versendet werden. Die Software bietet daneben professionellen Schutz vor Computerviren oder Malware in E-Mails.

Unternehmen und Mitarbeiter konzentrieren sich auf ihre Kernkompetenzen. Durch die Auslagerung der Daten können sich keine zu großen Datenmengen auf dem Server ansammeln und Unternehmen können ihre Infrastruktur für aktuelle Geschäftsabwicklungen freihalten.

Speicherplatz ist flexibel je nach Bedarf und Unternehmensgröße wählbar und kann jederzeit erweitert werden. Eventuellen Prüfungen können Unternehmen dank dem Angebot der Webwide GmbH zukünftig gelassen entgegensehen.