Warum es nicht tolerierbar ist, wenn Sie Excel für Ihr Vertriebsreporting nutzen

Mitglieder 25.10.2016 Qymatix Solutions GmbH

Excel-Tabellen sind das meisteingesetzte Tool in der Vertriebsarbeit. Viele Vertriebs-Mitarbeiter und insbesondere Vertriebsleiter nutzen Excel täglich, lieben und hassen es jedoch gleichzeitig. Vertriebsplanungen und Vertriebsreportings erfordern mit Excel viele Stunden manueller, fehleranfälliger Arbeit. Wir möchten Ihnen heute schnellere Wege vorstellen, um genaue und standardisierte Vertriebsplanungen und -reportings zu erstellen.

Warum es nicht tolerierbar ist, wenn Sie Excel für Ihr Vertriebsreporting nutzen


Vertriebsleiter sind häufig mit der Herausforderung konfrontiert, Entscheidungen basierend auf begrenzten Informationen zu fällen (DeCarlo, Roy, Barone, 2013). Diese Daten werden meist in Excel aggregiert und daraus werden Planungen als auch Prognosen abgeleitet. Es gibt jedoch mindestens 3 Gegenargumente, die für den Einsatz von Excel für das Vertriebsreporting, Forecasting und die Vertriebsplanung sprechen. Zunächst kostet Sie die Zusammenstellung des Vertriebsreportings mit Excel sehr viel Zeit. Berechnen Sie nur einmal die Stunden, die Sie und Ihr Team mit Excel und Tabellenkalkulationen verbringen – das Ergebnis wird Sie frustrieren. Vor allem, wenn Sie bedenken, dass Sie in der gleichen Zeit bei Ihren Kunden sein könnten. Studien belegen, dass Vertriebsmitarbeiter ganze 25 % ihrer Arbeitszeit mit der Absatzplanung in Excel verwenden. Frustrierend, welche Geldverschwendung sich hier zeigt, oder? Nehmen wir an, Ihre B2B-Vertriebsmannschaft besteht aus 10 Mitarbeitern. Inklusive des Gehalts, Provisionen und Vertriebskosten kostet Ihr Unternehmen das Vertriebsreporting rund 250.000 € im Jahr. Hier können Sie mehr über den ROI Ihres Sales Teams erfahren.


 Weiterhin ist Excel als manuelles Tool höchst fehleranfällig. Ein kurzer Moment der Unaufmerksamkeit und ein Tippfehler ist schnell passiert. So können ein Komma anstatt ein Punkt, eine Subtraktion anstatt eine Addition nahezu zu einem Herzinfarkt, mindestens aber zu einer heftigen Diskussion in Ihrem nächsten Vertriebs-Meeting führen. Als bedeutete dies nicht schon genug Stress, haben Excel-Vertriebspläne auch die Schwäche, dass sie statisch sind. Das heißt, dass Sie sich selbst um die Aktualisierung kümmern müssen – und das jede Vertriebsperiode aufs Neue. Besonders für prozessorientierte Vertriebsteams ist die Absatzplanung mit Excel oder Tabellenkalkulationen ungeeignet, denn hierzu gehört: Das Exportieren der Vertriebsdaten von einem ERP-System, Anpassen der Daten in Excel, Erstellen der Vertriebspläne und -reportings in Excel und schließlich das Versenden der Ergebnisse an die Vertriebsleiter, die bereits sehnsüchtig darauf warten. All diese Schritte sind sehr fehleranfällig, da Sie manuell von Ihnen ausgeführt werden. Was spricht noch gegen Excel? Excel ist ein sehr flexibles Tool, aber Best Practices kann ein Tabellenkalkulationstool nicht wirklich abdecken. So kommt es dazu, dass jeder Vertriebsleiter und jeder Key Account Manager sich seine eigene Methode entwickelt, wie Vertriebsreportings erstellt werden. Standardisierung? Fehlanzeige! Dies führt zu Verwirrung, Unverständnis und schließlich zu einer Verschwendung von Ressourcen, die besser an anderer Stelle – z. B. der Suche nach neuen Kunden, der Gestaltung neuer Vertriebsgebiete, dem Aufdecken von Vertriebschancen bei Bestandskunden – investiert werden könnten.  


Wie kann ein Vertriebsreporting ohne Tabellenk(r)ampf aussehen?


Die Implementierung eines automatisierten Vertriebsanalysetools spart einer B2B Organisation eine Menge Zeit, reduziert Reportingfehler und steigert die Produktivität des Vertriebsteams. Wenn Sie mehr über den ROI eines Vertriebsanalysetools erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen folgenden Artikel: ROI berechnen. Studien bestätigen, dass Änderungen im Vertriebsmanagement zu einer verbesserten Umsatzentwicklung führen (Armstronga, Pecotichb, Millsc, 2013). In einer Kundenanalyse-Software erhalten Sie als Vertriebsleiter in der „Performance“-Ansicht einen visualisierten Überblick über die relevanten KPI oder Vertriebskennzahlen Ihres Vertriebsteams. Performance Management gehört vermutlich mit zu einem der wichtigsten Aufgaben eines Vertriebsleiters. Um diese Aufgabe effektiv und effizient erledigen zu können, müssen Sie die Antworten auf die folgenden Fragen kennen: 


  • Wie sollte ich die Performance unserer Vertriebsmitarbeiter messen?
  • Wie kann ich meinem Vertriebsteam zu Erfolg verhelfen?
  • Wie kann ich Ziele setzen, die fair, realistisch und motivierend sind? 


Die Vertriebs-Performance Ansicht ist ein genaues, standardisiertes und dynamisch anpassbares Werkzeug für das Vertriebsreporting und Absatzplanung. Mit einer automatisierten Vertriebsanalyse-Software lassen sich Fehler im Reporting vermeiden und Fehlinterpretationen der Ergebnisse verhindern. Zusätzlich verbessert eine einfache Darstellung der relevanten Vertriebskennzahlen (KPI) die Kommunikation zwischen Vertriebsleiter und Vertriebsmitarbeiter. Indem die Ziele und Zahlen klar sind, kann sich der Vertriebsleiter auf den menschlichen Aspekt des Vertriebsreportings konzentrieren: Seine Mitarbeiter zu fördern und zu Höchstleistungen zu motivieren.