Das tägliche Arbeiten von Unternehmen ist geprägt von Digitalisierung, innovativen Software-Lösungen zur Bewältigung des Arbeitsalltags sowie dem Einsatz von künstlicher Intelligenz im Bereich der Arbeitsprozesse. Weitere Begrifflichkeiten wie Cloud-Lösungen, Plattformstrategien, E-Commerce, beleglose Buchhaltung beschreiben den rasanten Fortschritt.
Was passiert mit den hieraus erzeugten Datensätzen, Umsätzen, Kosten, Zahlen und Auswertungen?
Es werden heute Datenströme verarbeitet: Antworten hierauf liefern zahlreiche Softwarelösungen wie beispielsweise der Buchhaltungsbutler, SevDesk, Lexoffice oder DATEV Unternehmen online. Alle Produkte bilden die Verarbeitung von „elektronisch erzeugten Daten und digitalen Belegen“ ab.
Leitz-Pendelordner vs. Digitale Buchungsbelege
War bislang der klassische Pendelordner mit Papierbelegen das Maß der Dinge, so gilt es heute von dieser analogen Übergabe in den Digital-Buchhaltungsprozess einzusteigen. Die Übergabe von elektronischen Daten und Belegen, der Einsatz von künstlicher Intelligenz, Schnittstellen und Daten/Beleg-Connectoren stehen im Vordergrund.
Praxisbeispiel aus der Elektrobranche:
- Die Bankdaten werden elektronisch abgerufen und für die Buchhaltung bereitgestellt. Dies erfolgt über DATEV Unternehmen online.
- Die Buchungsdaten aus dem vor Ort eingesetzten ERP-System mit integriertem Datenmanagementsystem werden mittels entsprechender Schnittstellen ausgelagert. Dies betrifft die Buchungen zu allen Lieferanten und Kunden. Hierbei werden nicht nur Buchungssätze ausgegeben, sondern auch dazugehörige Belegbilder, also Rechnungen. Über eine Softwarelösung „Beleg to Buchung“ werden Buchungen automatisch mit dem Buchhaltungsbeleg zur Verfügung gestellt. Im Hintergrund werden die Belege über DATEV Unternehmen online revisionssicher gespeichert und buchhalterisch verarbeitet.
- Die Kasse wird online in dem zertifizierten „Kassenbuch online“ der DATEV geführt.
- Die Unterlagen zur Lohnbuchhaltung werden über DATEV Unternehmen online aufbereitet. Alle Auswertungen für die Buchhaltung werden ausschließlich über die Plattform DATEV Unternehmen online eingestellt und sind damit jederzeit mobil verfügbar.
- Die Arbeitnehmer können alle relevanten Abrechnungsdokumente über DATEV Arbeitnehmer online abrufen.
Fazit: Vom Unternehmen wurden keine Papierbelege aufbereitet, sondern ausschließlich elektronische Daten und Belege. Über die gemeinsame Plattform werden Auswertungen digital „ausgehändigt“.
Dürfen dann Papierbelege und E-Mails mit Rechnungen vernichtet werden?
Ja! Das muss auch das Ziel sein. Eine doppelte Aufbewahrung macht keinen Sinn. Mit einer sogenannten Verfahrensdokumentation (Pflicht für alle Unternehmer) ist dies nach der GoBD 2020 zulässig. Diese Verfahrensdokumentation beschreibt die Vorgehensweise zur Verarbeitung der Belege und die hierbei eingesetzte Soft- und Hardware.
Welche Software-Lösung passt bei welchem Unternehmen?
Die hier aufgezeigten Lösungsansätze sind exemplarisch. Es gibt nicht DIE Softwarelösung für das Zusammenspiel zwischen Unternehmen und Steuerberatern. Dies bedarf einer vorherigen Analyse und Beratung.
Wo kommen künstliche Intelligenz und Vorteile der Digitalisierung zur Geltung?
- Die künstliche Intelligenz zeigt sich vor allem auf Seiten des Steuerberaters bei der Verarbeitung. Die KI verarbeitet die Belegbilder und erzeugt aufgrund von Algorithmen, Lerndateien und Buchungen der Vergangenheit „Verbuchungsvorschläge“ oder führt im besten Fall die Verbuchung vollautomatisch durch. Dies gilt natürlich nur für eindeutige standardisierte Sachverhalte. Wenn jeden Monat die Miete vom Bankkonto abgebucht wird, so wird diese zu 100 % automatisch auf das Konto Miete gebucht.
- Über die OCR-Erkennung werden beispielsweise Bankdaten oder Rechnungsnummern ausgelesen. Überweisungen können automatisch vorbereitet werden.
- In der Buchhaltung heftet nun hinter jedem Buchungssatz der entsprechende Lieferanten-, Kunden- oder Kassenbeleg. Gerade für die Erstellung des Jahresabschlusses oder für eine Betriebsprüfung birgt dies einen unschätzbaren Mehrwert.
- Fragen zu Belegen gehören der Vergangenheit an.
Lässt sich die Digitalisierung auf alle Branchen übertragen?
Dem Grunde nach - Ja. Denn jedes Unternehmen, gleich welche Branche, verarbeitet Datenströme. Nur die Wege zum Steuerberater und die eingesetzten Lösungen und Schnittstellen unterscheiden sich.
Branchenspezifische Besonderheiten sind in jedem Fall zu beachten. Beispielsweise in der Hotellerie und Gastronomie kommen komplexere Kassensysteme mit ausgefeilten Schnittstellen zum Kassenarchiv und der Buchhaltung zum Einsatz.
Hingegen im Online-Handel muss die Anbindung an einen Webshop-System hergestellt werden, um die umsatzsteuerlich relevanten Daten der Bestellvorgänge auslesen zu können.
Sind die Steuerberater hierauf vorbereitet?
Selbstverständlich. Die Softwarehersteller wie DATEV, Addison, Lexware, Agenda, HMD u. a. stellen dem Berater die benötigen Softwarelösungen und das Know-how zur Verfügung.
Natürlich muss der Berater sich und seine Mitarbeiter für die digitale Zukunft fit machen und schulen. IT-Fachwissen, das Fachwissen der Berater und Mitarbeiter bündeln idealerweise das Dienstleistungsangebot und rundet den Digitalisierungsprozess ab.
Alles, was Sie noch dazu wissen müssen, erfahren Sie gerne bei uns: Tel. 0721 9633-0, www.mhp-kanzlei.de
Maisenbacher Hort + Partner