In 3 Schritten zum Hinweisgebersystem - Ein Leitfaden

Mitglieder 01.08.2022

Auch wenn bei den aktuellen Temperaturen niemand an Herbst denkt, lohnt sich doch der Blick in die Zukunft. Im Herbst 2022 soll die deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower verabschiedet werden und unsere Erfahrung zeigt, dass viele Unternehmen sich noch nicht ausreichend über das Thema informiert, geschweige denn einen Plan haben.

Wie ist die Situation in Ihrer Organisation? Sind Sie vielleicht sogar die Person, die (freiwillig oder unfreiwillig) die Verantwortung für die Einrichtung eines anonymen Hinweisgeberkanals trägt? Wenn ja, können Sie sich zurücklehnen, denn im folgenden Artikel haben wir nicht nur die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst, sondern erklären Ihnen außerdem, wie Sie in nur 3 Schritten einen Hinweisgeberkanal einrichten können.

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie, die erstmals einen EU-weiten standardisierten Schutz für hinweisgebende Personen festlegt. Die Europäische Union hat im Jahr 2019 die Richtlinie EU 2019/1937 zum Schutz von Personen verabschiedet, die in ihrem Arbeitsumfeld Verstöße gegen geltendes EU-Recht melden - auch „Whistleblower“ genannt.

Was ist das Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes?

Beschäftigte in Unternehmen und Behörden nehmen Missstände oftmals als erste wahr und können durch ihre Hinweise dafür sorgen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht, verfolgt und unterbunden werden.

Hinweisgeber:innen übernehmen Verantwortung für die Gesellschaft und verdienen daher Schutz vor Benachteiligungen, die ihnen wegen ihrer Meldung drohen und sie davon abschrecken können. Das Gesetz will genau diesen Rahmen für einen ausreichenden Schutz festlegen.

Was ist der aktuellste Stand des Hinweisgeberschutzgesetztes?

Deutschland hätte bereits bis Dezember 2021 die EU-Whistleblower-Richtlinie in nationales Recht umsetzen müssen. Nachdem dies nicht geschehen ist, hat die EU-Kommission im Februar 2022 ein Vertragsverletzungsverfahren eingeleitet. Das Gesetz sollte zuletzt im Juni vom Kabinett beschlossen werden, um im Herbst 2022 in Kraft zu treten.

Allerdings haben mittlerweile rund 50 Nichtregierungsorganisationen und Expert:innen Stellungnahmen zum Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes beim Bundesministerium der Justiz eingereicht. Es bleibt daher aktuell abzuwarten, inwiefern die dort vorgebrachte Kritik noch in das zu verabschiedende Gesetz einfließt.

Leitfaden: In 3 Schritten zu einem rechtssicheren Hinweisgebersystem

Auch wenn der Gesetzesentwurf noch nicht verabschiedet ist, sollten sich Organisationen, Behörden und Unternehmen mit dem Thema Hinweisgeberschutz auseinandersetzen und die nötigen Schritte einzuleiten, um beim Inkrafttreten des Gesetzes im Herbst vorbereitet zu sein.

Schritt 1: Prüfen uns verstehen Sie die Richtlinie

Auf der Website des Bundesministeriums für Justiz können Sie stets den aktuellen Gesetzesentwurf einsehen, ebenso wie die verschiedenen Stellungnahmen. Folgende Punkte lassen sich bisher festhalten:

Pflichten

  • Unternehmen, Organisationen und Kommunen mit mindestens 50 Beschäftigten müssen interne und anonyme Meldekanäle für Hinweisgeber einrichten
  • Unternehmen mit 50-249 Beschäftigten dürfen mit anderen Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle einrichten
  • Konzernunternehmen können die Meldestelle zentral bei der Konzernmutter ansiedeln
  • Verstöße sollen als Ordnungswidrigkeiten geahndet werden. Das bedeutet, sowohl die unterlassene Einrichtung von Meldestellen als auch die Behinderung der Meldung können Bußgelder von bis zu 100.000 Euro zur Folge haben


Fristen

  • Unternehmen mit 50-249 Beschäftigten haben eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023, größere Unternehmen müssen sofort handeln
  • Die interne Meldestelle muss dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen den Eingang der Meldung bestätigen
  • Innerhalb von 3 Monaten muss die Meldestelle die hinweisgebende Person darüber informieren, welche Maßnahmen in Folge ergriffen wurden, z.B. die Einleitung interner Untersuchungen oder die Weitergabe der Meldung an die zuständige Behörde

Achtung: Unternehmen bestimmter Branchen (z.B. Wertpapierdienstleistungen oder Versicherungen) müssen die interne Meldestelle unabhängig von der Beschäftigtenzahl einrichten. Für diese Unternehmen gilt zudem keine Übergangsfrist.

Noch mehr Informationen zur Richtlinie und was Ihre Umsetzung für Unternehmen bedeutet, finden Sie auf unserem Blog in der Kategorie “Hinweisgeber”.

Schritt 2: Schaffen Sie die notwendigen internen Strukturen

Ist Ihrer Organisation von der Richtlinie betroffen, sollten Sie sich nun Gedanken über die interne Infrastruktur des Hinweisgebersystems machen und folgende Fragen klären:

  • Wer übernimmt die Bearbeitung der eingehenden Hinweise?
  • Welche Voraussetzungen müssen diese Fallmanager:innen erfüllen?
  • Gibt es entsprechende Verantwortliche bereits im Unternehmen oder müssen diese vielleicht noch eingestellt werden?

Der Gesetzesentwurf regelt zwar nicht, welche Personen, Organisationseinheiten oder Dritte am besten geeignet sind, die Aufgaben zu erfüllen, allerdings müssen die internen Meldestellen Unabhängigkeit wahren und frei von Interessenskonflikten sein. Die EU-Whistleblower-Richtlinie erwähnt im Rahmen der Erwägungsgründe beispielhaft Mitarbeiter:innen der Compliance- oder Rechtsabteilung, den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens sowie externe Berater:innen.

Zudem müssen die mit der Bearbeitung der Meldungen betrauten Personen für diese Aufgabe besonders geschult werden. Sie müssen nicht nur mit dem Hinweisgebersystem vertraut sein, sondern sollten insbesondere geltende Datenschutzvorschriften kennen.

Da nicht alle Unternehmen, Organisationen und Behörden geeignetes Personal für diese verantwortungsvolle Aufgabe im Team haben, soll die Einrichtung von internen Meldestellen allen Unternehmen dadurch erleichtert werden, dass sie Dritte, also etwa Rechtsanwaltskanzleien, beauftragen können, die Aufgaben der internen Meldestelle wahrzunehmen.

Schritt 3: Richten Sie ein Hinweisgebersystem ein

Der Gesetzentwurf regelt die einzuhaltenden Verfahrensabläufe nach Eingang einer Meldung. Das sind insbesondere Dokumentationspflichten, Fristen für Rückmeldungen an die Hinweisgebenden und Folgemaßnahmen wie beispielsweise interne Untersuchungen:

  • Das Verfahren der Meldungsabgabe muss mündlich, schriftlich und auf Wunsch der hinweisgebenden Person auch persönlich möglich sein
  • Die interne Meldestelle muss der hinweisgebenden Person innerhalb von sieben Tagen den Eingang der Meldung bestätigen. Bei der externen Meldestelle muss diese Bestätigung umgehend, spätestens jedoch nach sieben Tagen erfolgen
  • Innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs muss die jeweilige Meldestelle dem/der Hinweisgeber:in eine Rückmeldung geben. Diese Rückmeldung muss über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen mitteilen, sowie die Gründe für diese nennen
  • Die Meldungen sind umfassend zu dokumentieren
  • Damit ein Hinweisgeberschutzsystem effektiv ausgestaltet werden kann, ist ein wirksamer Schutz der Identität der hinweisgebenden Person und auch der von der Meldung betroffenen Personen notwendig. Der Entwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz sieht vor, dass die Identität dieser Personen nur dem/der für die Meldung zuständigem Bearbeiter:in bekannt sein darf

Die einfache Lösung: Hinweisgeber by NETSYNO

In welcher Form Sie diese Vorgaben umsetzen, lässt der Gesetzesentwurf bisher offen. Viele Argumente sprechen jedoch für digitale Hinweisgebersysteme, wie z.B. die Wahrung der Anonymität und die lückenlose Dokumentation der Kommunikation zwischen Hinweisgeber:innen und internen Verantwortlichen.

Der Hinweisgeber by NETSYNO ist ein einfaches Online-Hinweisgebersystem zum fairen Preis, das die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes einfach, zuverlässig und sicher abdeckt.

Funktionsumfang

Das System besteht aus einem Kontaktformular, über welches Hinweisgeber:innen anonym Meldungen einreichen können und einer Plattform, über welche die Hinweise bearbeitet und die weitere Kommunikation mit den Hinweisgeber:innen durchgeführt werden kann.

Das Kontaktformular kann zum Beispiel über einen Link auf einer Firmenwebseite oder im Intranet eingebunden werden. Hinweisgeber:innen haben dort die Möglichkeit, ihre Hinweise auszuformulieren sowie Dateien hochzuladen. Die Angabe der Kontaktdaten ist optional - Hinweise können auch völlig anonym über die Webform gesendet werden.

Funktionen für Hinweisgeber:innen


  • Anonymes Meldeformular zum Einreichen von Hinweisen, inklusive Dateiupload
  • Passwortgeschützte Online-Fallakte mit einer Übersicht aller Daten zum Hinweis
  • Kommentarfunktion zur anonymen Kommunikation mit dem/der Fallmanager:in

Funktionen für Fallmanager:innen


  • Dashboard mit einer Übersicht aller Hinweise und ihres Bearbeitungsstatus
  • Kommentarfunktion zur Kommunikation mit dem/der Hinweisgeber:in
  • Optional: Bearbeitung durch mehrere Fallmanager:innen und Mandantenfähigkeit
  • Optional: Individuelles Branding, angepasst an Ihre Organisation

Technische Voraussetzungen und Datenschutz

Um Zugriff auf die webbasierte Lösung zu haben, genügt ein Internetzugang sowie ein gängiges Endgerät (Smartphone, Laptop, PC, Tablet). Der Zugriff auf das Hinweisgebersystem erfolgt über den Browser des Endgeräts.

Der Hinweisgeber by NETSYNO wurde in enger Zusammenarbeit mit Datenschutzexperten entwickelt. Dadurch sichern wir nicht nur die korrekte Umsetzung der Standards nach der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem neuen Hinweisgeberschutzgesetz, sondern gewährleisten ebenfalls den Schutz aller personenbezogenen Daten nach DSGVO-Standards (weitere Informationen finden Sie auf unserer Themenseite Hinweisgeber für Datenschutzbeauftragte).

Preise

Unsere Produktpakete starten preislich bei 49 Euro monatlich, für Frühbucher haben wir jedoch ein besonderes Angebot: Sie nutzen den Hinweisgeber by NETSYNO bis zur Verabschiedung er deutschen Gesetzgebung kostenfrei.

Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, unser System ausgiebig zu testen und in Ihre Infrastruktur zu integrieren bei geringem finanziellen Aufwand und sind bestens für den Herbst gerüstet.

Fazit: Zeit ist Geld, auch bei Hinweisgebersystemen

Erfahrungsgemäß muss nach der Verabschiedung eines Gesetzes die Umsetzung zeitnah erfolgen. Sie sollten daher bereits jetzt mit der Implementierung des Hinweisgebersystems zu beginnen, vor allem da sowohl die unterlassene Einrichtung von Meldestellen als auch die Behinderung der Meldung Bußgelder von bis zu 100.000 Euro zur Folge haben können.

Die Einrichtung des Hinweisgebersystems an sich ist zwar schnell gemacht, aber es gibt noch weitere Anforderungen, die sehr viel mehr Zeit in Anspruch nehmen, wie z. B. die Einbindung des Betriebs-/Personalrates oder die Schulung der beteiligten Personen.

Mit dem Hinweisgeber by NETSYNO bieten wir Ihnen eine sichere und einfach zu bedienende Lösung zu einem fairen Preis ab 49 Euro monatlich, die eine anonyme Einreichung von Hinweisen sowie eine anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Empfänger ermöglicht und dabei eine datenschutzkonforme Datenverarbeitung sicherstellt - made in Germany.

Wir beraten Sie gern persönlich, egal ob Sie bereits Kund:in sind oder ob Sie unsere Lösung kennenlernen wollen. Kommen Sie auf uns zu - unsere Kollegin hilft Ihnen schnell und unkompliziert weiter:

Annette Schönian
Tel: +49 (0) 179 266 1075
E-Mail: asc@netsyno.com

Oder besuchen Sie unsere Webseite: https://hinweisgeben-online.de/