Durch eine Schnittstelle zwischen dem Antragsmanagementsystem von Form-Solutions und den Einwohnerfachverfahren VOIS|MESO von HSH ist es Bürgerinnen und Bürgern jetzt möglich ihre Briefwahlunterlagen bequem online anzufordern. Die jeweiligen Daten des Antragsstellers werden über einen medienbruchfreien Prozess ohne Abtippaufwand in das jeweilige Fachverfahren weitergegeben und können dort direkt weiterverarbeitet werden.
Wahlen, Wahlen, Wahlen ... aber nicht jeder Bürger hat Zeit seine Stimme am Tag der Wahl abzugeben. Für diejenigen, die Ihren Wahlschein lieber vorab ausfüllen und dem Wahlamt per Post zukommen lassen möchten, gibt es online den sogenannten Briefwahlscheinantrag. Dieser auf Grundlage der HSH-Onlineschnittstelle OLIWA und den HSH-Fachverfahren MESO und VOIS|MESO entwickelte Antragsassistent ist im Paket Antragsmanagement 4.0 von Form-Solutions inklusive, kann aber auch separat als Einzelapplikation erworben werden.
Das Anfordern der Briefwahlunterlagen über das Internet ist denkbar einfach. Im Rahmen der Vorbereitung zur Wahl erhält der Bürger durch das Wahlamt eine Wahlbenachrichtigungskarte. Hier findet er einen Verweis auf das jeweilige Bürgerportal und dort die Möglichkeit sich die Briefwahlunterlagen nach Hause schicken zu lassen. Dabei ist es gleich, ob er den Briefwahlscheinantrag an seinem heimischen Computer oder über ein mobiles Endgerät aufruft. Durch ein hinterlegtes „Responsive Layout“ passt sich das Formular automatisch an die Bildschirmgröße des jeweiligen Endgerätes an. Außerdem arbeitet das Antragsmanagementsystem betriebssystemunabhängig.
In dem sich öffnenden Antragsassistenten wird, im Gegensatz zu anderen elektronischen Verwaltungsformularen, der Antragsteller Schritt für Schritt durch den Prozess geleitet. Durch hinterlegte Regeln und Fachlogiken bekommt er nur die für ihn relevanten Felder angezeigt. Über die Auto-Vervollständigungsfunktion wird des Weiteren eine hohe Datenqualität bei Angabe von z. B. Postleitzahl und Ort gewährleistet und das Ausfüllen des Antrags beschleunigt. Zusätzlich prüft der Assistent automatisch, ob das Alter des Antragstellers dem zulässigen Wahlalter für die anstehende Wahl entspricht.
Innerhalb des Antrags auf Briefwahlscheinunterlagen hat der Bürger die Möglichkeit, sich die Unterlagen an die angegebene oder eine abweichende Adresse zusenden zu lassen. Alternativ kann er oder eine bevollmächtigte Person die Unterlagen in der Behörde abholen.
Da für die Abholung der Briefwahlscheinunterlagen durch eine bevollmächtigte Person eine unterzeichnete Vollmacht zwingend erforderlich ist, wurde in diesem speziellen Fall die Vollmacht ebenso als Ausfüllassistent in Form eines Links hinterlegt und somit zwei Antragsformulare zu einem Antragsprozess kombiniert. Besonderheit hierbei ist, dass die Daten aus dem Briefwahlscheinantrag, wie Angaben zum Antragsteller sowie die Angaben zur bevollmächtigten Person, innerhalb der Vollmacht automatisch befüllt sind. Diese müssen nun lediglich ausgedruckt und unterschrieben werden. Nach vollständiger Eingabe der erforderlichen Daten wird der Briefwahlscheinantrag per Webservice medienbruchfrei an das Einwohnerfachverfahren VOIS|MESO übertragen.
Noch mehr Komfort und bessere Datenqualität durch das Einsetzen eines QR-Codes
Zur einfacheren Handhabung für den Bürger kann die Wahlbenachrichtigungskarte mit einem QR-Code versehen werden. Scannt der Bürger den QR-Code, so öffnet sich automatisch der Form-Solutions Antragsassistent zur Bestellung der Briefwahlscheinunterlagen. Dieser Assistent wird direkt aus VOIS|MESO mit den notwendigen Informationen wie z.B. Antragstellerdaten, Wahlbezirk und Wahlnummer befüllt. Dies erleichtert dem Bürger die Antragstellung enorm, da nur noch angeben werden muss, wie er die Briefwahlscheinunterlagen erhalten möchte.
Briefwahlscheinunterlagen beantragen ohne Wahlbenachrichtigungskarte
Generell können Sie den Assistenten zur Beantragung von Briefwahlunterlagen von Form-Solutions für all Ihre bevorstehenden Wahlen verwenden. Hierzu lassen Sie den an das Einwohnerfachverfahren von HSH angebundenen Assistent einfach auf Ihrer Homepage. Mit dem Aufrufen des Assistenten prüft dieser dann im Abgleich mit VOIS|MESO ob derzeit Wahlen wie z. B. Landtags- oder Bürgermeisterwahlen anstehen. Entspricht dies dem Fall, kann der Bürger über ein Dropdown-Menü die entsprechende Wahl anklicken und somit die Briefwahlunterlagen sofort beantragen.